Książnica Pedagogiczna im. A. Parczewskiego od 1998 r. posiada bazę danych druków zwartych (książek) pracującą w systemie „SOWA”. W chwili obecnej (grudzień 2011) w bazie zarejestrowano ok. 90 tys. rekordów (opisów) książek, co stanowi ok. 47 % całości księgozbioru. W bazie zarejestrowano tytuły najczęściej wypożyczane, a także wszystkie książki wprowadzane do księgozbioru od 1998 r.

Baza zbiorów książkowych Książnicy Pedagogicznej zawiera także opisy katalogowe księgozbiorów depozytowych. Książki Akademii Ekonomicznej oznaczone są sygnaturą AE, umieszczoną przed formatem i numerem inwentarzowym egzemplarza, a książki stanowiące własność Kaliskiego Towarzystwa Przyjaciół Nauk przed formatem i numerem inwentarzowym posiadają sygnaturę TN.

Z katalogu czytelnik może korzystać poprzez 6 terminali ustawionych w wypożyczalni biblioteki, umożliwiających automatyczny wydruk rewersów, a także poprzez korzystanie z dostępu do bazy na stronie www.kp.kalisz.pl Trwają prace nad umożliwieniem zamawiania książek przez Internet. Książnica przygotowuje także bazy danych druków ciągłych (czasopism), jak również zbiorów specjalnych. Zasoby tych zbiorów są sukcesywnie umieszczane na stronie internetowej biblioteki w postaci wykazów dokumentów.

Oprócz katalogów elektronicznych można korzystać z tradycyjnych katalogów kartkowych, obejmujących książki, czasopisma i zbiory specjalne. Katalogi alfabetyczne i systematyczne książek oraz alfabetyczny czasopism i alfabetyczny poszczególnych rodzajów zbiorów specjalnych są dostępne w pomieszczeniach wypożyczalni. Od stycznia 2004 r. w związku z uruchomieniem obsługi czytelnika poprzez katalogi elektroniczne, nie są uzupełniane. Uwaga ta dotyczy także katalogów księgozbioru czytelni, zlokalizowanych w pomieszczeniu lektorium.